ข นตอนการจ ดประช มส มมนา

ข นตอนการจ ดประช มส มมนา การจ ดประช มส มมนาเป นกระบวนการของการท างานร วมก นเป นกล ม โดยม ข นตอนการ ปฏ บ ต อย างต อเน อง สามารถตรวจสอบและประเม นผลได ท กข นตอน ซ งการด าเน นการการจ ด ประช มส มมนาจะแบ งออกเป น 3 ข นตอน ค อ 1. การเตร ยมการก อนการประช มส มมนา 2. การด าเน นการระหว างการประช มส มมนา 3. การด าเน นการหล งการประช มส มมนา ข นตอนการจ ดประช มส มมนา ข นท 1 การเตร ยมการก อน การส มมนา 1. ส ารวจประเด นป ญหา 2. ต งคณะกรรมการกลาง 3. เข ยนโครงการส มมนา 4. ด าเน นงานเตร ยมการส มมนา ข นท 2 การด าเน นการระหว าง การส มมนา 1. ลงทะเบ ยน 2. เป ดการส มมนา 3. จ ดประช มกล มใหญ 4. จ ดประช มกล มย อย 5. จ ดประช มรวม 6. ป ดการส มมนา ข นท 3 การด าเน นการหล ง การส มมนา 1. ว เคราะห ผลการศ กษา 2. รายงานผ บ งค บบ ญชา 3. รายงานหน วยงานท เก ยวข อง 4. ด าเน นงานงบประมาณ 5. ต ดตามผลและว เคราะห การเตร ยมการก อนการประช มส มมนา ในการจ ดประช มส มมนาต องอาศ ยบ คคลหลายฝ ายมาท างานร วมก น ด งน นการเตร ยมงาน ไว ล วงหน า จ งเป นส งจ าเป นเพ อให การด าเน นงานเป นไปด วยความเร ยบร อยภายในเวลาท ก าหนด ไว โดยม ข นตอนในการจ ดเตร ยมงานประช มส มมนา ด งต อไปน

ภาพแสดงข นตอนการเตร ยมการก อนการประช มส มมนา 1. ส ารวจประเด นป ญหาและความต องการในการประช มส มมนา โดยพ จารณาจากส ง ด งต อไปน 1.1 ป ญหาและอ ปสรรคท เก ดข นในการท างาน หร อป ญหาท เก ดข นในหน วยงาน 1.2 ความต องการของบ คลากร โดยรวบรวมข อม ลจากแบบส ารวจความค ดเห น แบบสอบถาม หร อแบบส มภาษณ 1.3 ใช การจ ดประช มส มมนาช วยให บ คลากรในหน วยงานเข าใจ นโยบายของ หน วยงานและปฏ บ ต ได อย างถ กต อง 2. แต งต งคณะกรรมการด าเน นการจ ดประช มส มมนา เพ อท าหน าท ด งต อไปน 2.1 หาห วข อเร องท จะใช ในการประช มส มมนา โดยการรวบรวม และแยกแยะใน ประเด นป ญหาต าง ๆ 2.2 พ จารณาบ คคลหร อผ เช ยวชาญ ท จะเช ญเข าร วมการประช มส มมนา 2.3 พ ธ เป ด พ ธ ป ดการส มมนา ตลอดจนเจ าหน าท ท ปฏ บ ต งานในฝ ายต าง ๆ 2.4 พ จารณาแผนการและจ ดเตร ยมข นตอนในการด าเน นการ ว าช วงใดควรจะจ ดการ อย างไร เพ อจะได เตร ยมจ ดให ม พ ธ การต าง ๆ ในแต ละช วงน นได อย างเหมาะสม 2.5 พ จารณาแนวทางในการประชาส มพ นธ ว ธ การประเม นผล ตลอดจนการ เผยแพร รายงานผลการประช มส มมนา หร อผลสร ปของการประช มส มมนาได อย างเหมาะสม 2.6 พ จารณาและเสนอการแต งต งคณะอน กรรมการฝ ายต าง ๆ ต งแต เร มเตร ยมงาน จนกระท งส นส ดการประช มส มมนา 2.7 พ จารณาป ญหาอ น ๆ ท คาดว าอาจจะเก ดข นได ในข นการเตร ยมงาน ข นด าเน น การประช มส มมนา และข นหล งการด าเน นการส มมนา

2.8 พ จารณาเร องอ น ๆ ท เก ยวข องตามความเหมาะสม 3. เข ยนโครงการประช มส มมนา เพ อก าหนดความช ดเจนของการด าเน นงาน ข นตอนต าง ๆ ซ งจะท าให การด าเน นการประช มส มมนาสามารถด าเน นไปได ด วยความเร ยบร อย และม ประส ทธ ภาพ นอกจากน ย งสามารถใช ประโยชน จากโครงการประช มส มมนา ด งต อไปน 1.1 ใช ในการขออน ม ต จ ดประช มส มมนาจากผ ม อ านาจ 1.2 ใช ขอความสน บสน นด านงบประมาณจากหน วยงานท เก ยวข อง 1.3 ให ผ เก ยวข องท าความเข าใจความเป นมาเก ยวก บการจ ดประช มส มมนา โครงการประช มส มมนาประกอบด วยห วข อ ด งต อไปน 1. ช อโครงการ การต งช อโครงการสามารถต งได หลายล กษณะ ด งต อไปน 1.1 ต งช อตามล กษณะของผ เข าประช มส มมนา 1.2 ต งช อตามเน อหาท จะประช มส มมนา 1.3 ต งช อตามก จกรรมท ประช มส มมนา 1.4 ต งช อตามป ญหาท จะประช มส มมนา 2. ผ ร บผ ดชอบโครงการ อาจเป นหน วยงาน องค การ หร อบ คคล 3. หล กการและเหต ผล เป นการกล าวถ ง ป ญหาและความจ าเป นท จะต องประช ม ส มมนาในห วข อด งกล าว ซ งการเข ยนหล กการและเหต ผล ท าได โดยการศ กษาค นคว าหาข อม ล มาอ างอ ง ประกอบเพ อเป นเหต ผลว าม ความจ าเป นอย างท จ ดประช มส มมนาห วข อด งกล าว 4. ว ตถ ประสงค ต องเข ยนให ส มพ นธ ก บหล กการและเหต ผล โดยเข ยนให ช ดเจน ว าประช มส มมนาเพ ออะไร ม เป าหมายท ส าค ญอย างไร 5. กล มเป าหมายหร อผ เข าร วมการประช มส มมนา ก าหนดไว ให ช ดเจนว าเป นใคร ม ค ณสมบ ต อย างไรม จ านวนเท าใด และจากท ไหน 6. ว ทยากร ก าหนดว าค อใคร ม ค ณสมบ ต อย างไร ต ดต อได จากท ไหน 7. ระยะเวลา ก าหนดให แน นอนว าจะประช มส มมนาก ว น เร มต งแต ว นใดและ ส นส ดในว นใด 8. ส ถานท ก าหน ดให ช ดเ จนว าในแต ละก จกรรมท จ ดในระหว างก าร ประช มส มมนาน น จะใช สถานท ท ใดบ าง เช น พ ธ เป ด-พ ธ ป ดการประช มส มมนา การ ประช มส มมนากล มใหญ การประช มส มมนากล มย อย แต ละกล มจะใช ห องใด และจะต องแจ ง ให ผ เข าร วมประช มส มมนาทราบด วย 9. ว ธ การประช มส มมนา ก าหนดให ช ดเจนว าจะใช ว ธ ใดบ าง เช น การบรรยาย การ อภ ปราย การปฏ บ ต จร ง เป นต น 10. งบประมาณ ก าหนดรายร บ รายจ าย ท จะใช ในการจ ดประช มส มมนาว าจะได รายร บมาจากท ไหนบ าง เช น จากค าลงทะเบ ยน จากเง นอ ดหน นของหน วยงานเป นต น และ

รายจ ายจะต องใช จ ายอะไรบ าง เช น ค าว สด ท ใช ในการประช มส มมนาพ ธ เป ด พ ธ ป ด ค าสมนาค ณ ว ทยากร เป นต น ซ งผ จ ดประช มส มมนาจะต องค ดค านวณงบประมาณให ช ดเจน จะได ไม เก ด ป ญหาในภายหล ง 11. การประเม นผล ก าหนดว ธ การประเม นผลให ช ดเจน จะประเม นผลด วย เคร องม อหร อ เทคน คอะไรก ได ท เหมาะสม เช น ใช แบบสอบถาม การส มภาษณ และการส งเกต เป นต น 12. ผลท คาดว าจะได ร บ ม การคาดคะเนว าหล งจากการประช มส มมนาแล ว ผ เข าร วมประช มส มมนาจะได ร บประโยชน อะไรบ างจากการประช มส มมนาคร งน 13. ก าหนดการประช มส มมนา ก าหนดตารางการประช มส มมนาในแต ละว น โดย ระบ เวลาและก จกรรมท จะท าอย างช ดเจน เพ อผ ท เก ยวข องและผ เข าร วมการประช มส มมนา สามารถเตร ยมต วล วงหน าได อน ง ห วข อของโครงการด งกล าวสามารถปร บให ย ดหย นได ตามล กษณะของโครงการ 4. ข นด าเน นงานเตร ยมการจ ดประช มส มมนา เม อทราบประเด นป ญหาและต ดส นใจท จะจ ดประช มส มมนาแล วควรเตร ยมการจ ดประช มส มมนา โดยปฏ บ ต ตามล าด บข น ด งต อไปน 4.1 การประชาส มพ นธ การประช มส มมนาให ผ ท เก ยวข องทราบ 4.2 ต ดต อเช ญว ทยากร ท จะมาให ความร แก ผ เข าประช มส มมนา โดยวางแผนการ ต ดต อเช ญว ทยากร ด งต อไปน 4.2.1 ส ารวจรายช อว ทยากรท จะบรรยายตามห วข อท จะประช มส มมนา 4.2.2 ก าหนดต วว ทยากรท จะบรรยาย ท งว ทยากรหล กและว ทยากรส ารอง 4.2.3 ต ดต อทาบทามว ทยากรด วยวาจาเป นการส วนต วก อน พร อมท งแจ งถ ง ว ตถ ประสงค ขอบข ายห วข อของการประช มส มมนา ว น เวลา สถานท และรายละเอ ยดเก ยวก บผ เข าประช มส มมนา 4.2.4 ท าหน งส อเช ญว ทยากรและขออน ญาตผ บ งค บบ ญชาของว ทยากรพร อม ก บส งก าหนดการประช มส มมนาให ว ทยากร 4.2.5 ประสานงานก บว ทยากรเพ ออ านวยความสะดวก เช น ด านการเด นทาง ท พ กและอ น ๆ 4.3 เช ญผ เข าร วมการประช มส มมนา 4.4 การเตร ยมการ ด านสถานท และอ ปกรณ ด าเน นการด งต อไปน 4.4.1 ต ดต อขอใช สถานท ท าการประช มส มมนา หร อถ าม การศ กษาด งาน ฝ กงาน ท ศนศ กษา ฯลฯ จะต องต ดต อหน วยงานท เก ยวข องพร อมท งยานพาหนะท จะใช ในการ เด นทางด วย 4.4.2 วางแผนการใช สถานท ในการจ ดประช มส มมนา การจ ดห องประช ม

ส มมนา การเตร ยมโสตท ศน ปกรณ ต าง ๆ ท จะใช 4.4.3 จ ดท าอ ปกรณ ท จะต องใช ในการประช มส มมนา เช น ป ายช อโครงการ ประช มส มมนา ป ายช อว ทยากร ป ายช อผ เข าร วมประช มส มมนา ป ายบอกทางไปย งห องประช ม ส มมนา ป ายลงทะเบ ยน และป ายอ น ๆ ท จ าเป น 4.5 เตร ยมการด านการลงทะเบ ยน โดยจ ดเตร ยมแฟ มบ ญช รายช อเพ อความสะดวก ในการลงทะเบ ยน การแจกเอกสาร การเก บเง น และการสร ปผล และย งท าให ผ จ ดทราบยอด จ านวนท แท จร งของผ เข าร วมการประช มส มมนา ซ งจะเป นประโยชน ในการประสานงานก บฝ าย ต าง ๆ เช น ฝ ายท พ ก ฝ ายเอกสาร ฝ ายอาหารและเคร องด ม ตลอดจนการจ ดแบ งกล มย อย ถ าผ เข า ประช มส มมนาม จ านวนมาก ควรเตร ยมแฟ มส าหร บลงทะเบ ยนมากกว า 1 แฟ ม และรายช อควร พ มพ หน าเด ยว เพ อความสะดวกในการเซ นช อลงทะเบ ยน ภาพการลงทะเบ ยนและแจกเอกสารผ เข าร วมประช มส มมนา 4.6 เตร ยมการด านเอกสารแจกผ เข าร วมการประช มส มมนา เอกสารท จะแจกผ เข า ร วมการประช มส มมนาควรจ ดใส แฟ มให เร ยบร อย โดยม เอกสารต าง ๆ ด งต อไปน 4.6.1 โครงการประช มส มมนา 4.6.2 ก าหนดการประช มส มมนา 4.6.3 ค ม อในการประช มส มมนา 4.6.4 รายช อผ เข าร วมการประช มส มมนา พร อมแจ งส งก ดของผ เข าร วมการ ประช มส มมนา 4.6.5 รายช อผ เข าร วมการประช มส มมนา ตามกล มในกรณ ท ม การแบ งกล ม 4.6.6 รายช อผ เข าร วมการประช มส มมนาตามกล มในกรณ ท ม การแบ งกล ม 4.6.7 เอกสารประกอบการประช มส มมนา

4.6.8 กระดาษเปล าส าหร บจดบ นท กเพ มเต ม 4.7 เตร ยมการส าหร บพ ธ เป ด พ ธ ป ดการประช มส มมนา โดยการร างค ากล าวรายงาน ค ากล าวประธานในพ ธ เป ด พ ธ ป ดการประช มส มมนา การด าเน นการระหว างการประช มส มมนา เม อถ งก าหนดว นจ ดประช มส มมนาคณะกรรมการแต ละฝ ายจะต องด าเน นก จกรรมต าง ๆ ตามท ก าหนดไว ด งต อไปน ภาพแสดงข นตอนระหว างการประช มส มมนา 1. การต อนร บผ เข าประช มส มมนา ได แก ประธานในพ ธ แขกผ ม เก ยรต ว ทยากรและผ เข า ส งเกตการณ 2. การลงทะเบ ยน ผ เข าร วมการประช มส มมนาท กคน จะต องเซ นช อในบ ญช รายช อท ทาง คณะกรรมการฝ ายทะเบ ยนจ ดเตร ยมไว พร อมก บร บเอกสารการประช มส มมนา 3. พ ธ เป ดการประช มส มมนา ประธานคณะกรรมการด าเน นการจ ดประช มส มมนาจะเป น ผ กล าวรายงานความเป นมาของการจ ดการประช มส มมนาพร อมกล าวเช ญประธาน เพ อกล าวเป ด การประช มส มมนา 4. จ ดประช มกล มใหญ โดยม ว ตถ ประสงค เพ อจะสร างความเข าใจท ตรงก นให แก ผ เข าร วม การประช มส มมนาและก จกรรมท น ยมจ ดในห องประช มใหญ ได แก การบรรยาย การอภ ปราย และการสาธ ต

5. จ ดประช มกล มย อย หล งจากท ได ร บความร ความค ดจากว ทยากรในท ประช มกล ม ใหญ แล ว ให แบ งกล มผ เข าร วมส มมนาออกเป นกล มย อยตามล กษณะของป ญหาและความสนใจ ซ งใน กล มย อยจะร วมก นถกป ญหา เสนอข อค ดเห น โดยม ว ทยากรประจ ากล มท าหน าท ด าเน นการ เล อกสมาช กในกล มข นมาท าหน าท ต าง ๆ ค อ ประธานกล ม รองประธานกล ม เลขาน การกล ม และผ ช วยเลขาน การกล มย อย 6. จ ดประช มรวม เพ อรายงานผลการประช ม แนวทางการแก ไขป ญหาของแต ละกล ม ย อย อภ ปรายผลท วไป โดยประธานกล ม หร อผ ท ได ร บมอบหมายรายงานผลการประช มส มมนาของ แต ละกล มย อยท เสนอมาน น ผ เข าประช มส มมนาท กคนในท ประช มม ส ทธ ท จะเสนอแนะ ข อค ดเห นหร อสน บสน นได หล งจากท ได ปร บปร งแก ไขผลของการประช มส มมนาของแต ละ กล มจนเป นท พอใจของสมาช กส วนใหญ แล ว เลขาน การของแต ละกล มจะต องจดข อความท เปล ยนแปลงหร อเพ มเต มจากสมาช กในท ประช มใหญ ได ร วมก นอภ ปราย เพ อรวบรวมให เลขาน การคณะกรรมการจ ดประช มส มมนา จ ดพ มพ เป นรายงานผลการประช มส มมนาของท ประช มใหญ ต อไป 7. พ ธ ป ดการประช มส มมนา ประธานในพ ธ ป ดการส มมนา อาจจะเป นบ คคลเด ยวก น ก บ ประธานในพ ธ เป ดการส มมนาหร อคนละคนก ได การด าเน นการหล งการประช มส มมนา ข นด าเน นการหล งการประช มส มมนา น บเป นข นตอนประเม นผล รายงานผล และ ต ดตามผลการประช มส มมนาเม อการประช มส มมนาส นส ดลงแล ว คณะกรรมการด าเน นการ จ ดการประช มส มมนาจะต องปฏ บ ต ภารก จ ด งต อไปน

ภาพแสดงข นตอนหล งการประช มส มมนา 1. ว เคราะห การประเม นผลการประช มส มมนา โดยผ จ ดการประช มส มมนาต องต ดตามผล ท งทางฝ ายสมาช กผ เข าร วมการประช มส มมนาและฝ ายคณะกรรมการด าเน นงานท งหมด แล วน า ผลท ได มาว เคราะห เพ อประมวลผลออกมาเป นผลสร ปของการประช มส มมนาในคร งน นแล ว จ ดพ มพ เป นรายงานการประช มส มมนาแจกจ ายไปย งบ คคลหร อหน วยงานต าง ๆ ท เก ยวข องก บ การจ ดประช มส มมนา 2. รายงานผลการประช มส มมนาต อผ บ งค บบ ญชา ผ จ ดประช มส มมนาต องรายงานผลการ ประช มส มมนาให ผ บ งค บบ ญชาทราบเป นลายล กษณ อ กษร ภายหล งจากการประช มส มมนา ส นส ดลงว าการจ ดประช มส มมนาในคร งน นบรรล ว ตถ ประสงค ท ก าหนดไว มากน อยเพ ยงใด ม ป ญหาและอ ปสรรคอะไรบ าง ม ข อเสนอแนะและว ธ การแก ไขอย างไร 3. ท าหน งส อแจ งผลการประช มส มมนาต อหน วยงานท เก ยวข อง ผ จ ดประช มส มมนา จะต อง แจ งผลการประช มส มมนาไปย งหน วยงานของผ เข าร วมประช มส มมนา ซ งอาจจะพ มพ เป น รายงานการประช มส มมนา เพ อท หน วยงานน น ๆ จะได ใช ประโยชน ในการบร หารงานบ คลากร ต อไป 4. ด าเน นการเก ยวก บงบประมาณค าใช จ ายต าง ๆ ผ จ ดการประช มส มมนาจะต อง ด าเน นการ เบ ก- จ ายให เป นท เร ยบร อย เช น ค าตอบแทนว ทยากร ค าอาหารว างและเคร องด ม ค าใช จ ายในพ ธ เป ด-ป ด ค าว สด อ ปกรณ ต าง ๆ ท ใช การด าเน นการจ ดประช มส มมนา เป นต น

5. ต ดตามผลและว เคราะห การต ดตามผลการประช มส มมนา ภายหล งจากท ผ เข าร วมการ ประช มส มมนาได กล บไปปฏ บ ต งานในหน วยงานระยะหน ง ผ จ ดการประช มส มมนาควรจะ ต ดตามผลว าผ เข าร วมการประช มส มมนา ได น าความร และประสบการณ จากการประช มส มมนา ไปใช ปร บปร งงานในหน าท ได ผลเพ ยงใด และต องน าข อม ลท ได มาว เคราะห ด ว าส งใดท เป น ประโยชน และส งใดท ควรแก ไข เพ อให การจ ดประช มส มมนาคร งต อไปได ผลตรงตามท ผ เข าร วม การประช มส มมนาจะสามารถน าไปประย กต ใช ได ##################################################################### #